Gestionnaire - Comment modifier une déclaration d'absence d'un employé?

Modifier une déclaration d’absence est possible sous certaines conditions et permet d’assurer une gestion efficace tout en informant l’employé des ajustements réalisés. Voici les étapes à suivre en fonction du statut de la déclaration.

Modifier une déclaration d’absence avant de l’approuver

Si l’absence n’est pas encore au statut Saisie ou Correction dans le module Transactions, vous pouvez la modifier directement dans le formulaire avant de l’approuver. 

• Accéder au module Absences et dans l'onglet Absences des employés, filtrez par statut En attente pour repérer l’absence en question.
• Cliquez sur l’icône du crayon pour ouvrir la demande. Effectuez les modifications nécessaires, que ce soit pour la justification d'absence ou le gestionnaire responsable d'approuver cette demande.

• Il est fortement recommandé d’ajouter une note à l’absence modifiée pour préciser les changements effectués. Cela permettra à l’employé de comprendre les modifications apportées, puisqu’il sera automatiquement notifié.
• Cliquez sur le bouton Approuver situé en haut du formulaire. L’absence disparaîtra de la liste des demandes en attente et pourra être retrouvée en filtrant par le statut Approuvée.
• L’employé sera systématiquement notifié qu’une modification a été faite à sa déclaration d’absence. 

Vous pouvez consulter cette vidéo pour en savoir plus : Vidéo - Comment modifier la déclaration d'absence avant l'approbation?

Modifier une déclaration d’absence non approuvée déjà saisie dans Transactions

Si l’absence a déjà été saisie dans le module Transactions (donc au système de paie), il n’est plus possible de modifier directement le formulaire. Vous devrez utiliser l’option Approuver avec modification.

Accédez au module Absences et dans l'onglet Absences des employés filtrez par statut ou par date pour repérer l'offre désirée.

Deux options s’offrent à vous :

1. Cliquez sur l’icône Approuver avec modification dans la colonne Action, puis précisez la correction souhaitée dans le champ texte qui apparaîtra.
2. Ou, ouvrez la demande à l’aide de l’icône du crayon, effectuez les ajustements nécessaires, puis cliquez sur le bouton Approuver avec modification et inscrivez clairement la raison de l’approbation avec modification dans la section prévue à cet effet. Sachez que la note sera visible par l’employé ainsi que par le service de la paie. 
3. L’absence sera ensuite mise au statut Approuvée avec modification dans le module Absences, et le statut de la transaction passera à Correction dans le module Transactions. Cela informera l’équipe de la paie qu’un ajustement doit être effectué.

Le fil de discussion relatif à l’absence restera accessible en tout temps pour assurer une communication claire entre les parties concernées.

Notez que ce n’est pas le fait que l’absence soit déjà passée qui impose l’approbation avec modification, mais le fait qu’elle ait été saisie dans le module Transactions.

Pour des explications détaillées, consultez cette vidéo: Vidéo - Modifier la déclaration d'absence avec le statut "Approuvé avec modification" ?

Modifier une absence approuvée

Si une absence a déjà été approuvée et nécessite des modifications, voici les étapes à suivre pour apporter les ajustements nécessaires :

• Rendez-vous dans le module Absences et dans l'onglet Absences des employés. Filtrez par statut Approuvée pour identifier l’absence à modifier.
• Dans la colonne Action, cliquez sur l’icône Mettre en attente d’approbation et confirmez votre choix.

• Une fois cette action réalisée, le statut de l’absence passera à En attente.
• Puis, cliquez sur l’icône crayon pour ouvrir la demande.  
• Effectuez les modifications nécessaires, telles que la justification d'absence. 
• Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Approuver situé en haut du formulaire. 
• L’absence sera alors réapprouvée avec les modifications apportées et notifiée à l’employé.