Employé - Comment fonctionne le module « Planification d'absence »?

Le module Planification d'absence a été conçu principalement pour répondre aux besoins des Centres de la Petite Enfance (CPE). Bien qu’il soit spécifiquement adapté à ce secteur, il pourrait également être utile dans d’autres secteurs. 

Ce module facilite la gestion des absences en permettant de vérifier la disponibilité des employés ou des remplaçants avant de déclarer une absence. 

Fonctionnalités principales

L’objectif du module est de s’assurer que des ressources sont disponibles avant de confirmer une absence. Cette fonctionnalité permet une meilleure gestion des remplacements et garantit un service continu.

Le module est accessible depuis le menu à gauche de votre écran en cliquant sur Planification d'absence;

Certains champs, comme l’établissement, l’employé, l’emploi et la spécialité, se remplissent automatiquement en fonction de vos informations. Vous pouvez modifier ces champs si nécessaire, sauf le champ Employé, qui reste fixe. Uniquement le personnel de soutien administratif peut changer le nom de l'employé qui serait potentiellement à remplacer. Vous pouvez également préciser la clientèle visée, si désiré;

Le champ Population vous permet de spécifier si vous souhaitez voir les disponibilités des remplaçants, des employés, ou des deux. Si vous laissez ce champ vide ou sélectionnez les deux options, vous aurez une vue d’ensemble des candidats disponibles;

En bas de la page, le calendrier affiche le nombre de candidats disponibles pour les jours à venir, en fonction de vos critères de recherche. Les cases sans le rond indiquent qu’aucune ressource n’est disponible contrairement aux cases avec le petit rond, ou qu'il s'agit d'une date antérieure à la journée courante;

En cliquant sur une date précise, vous pouvez consulter les heures de disponibilité de ces candidats. Dès qu’un candidat dispose d’au moins 60 minutes libres, il apparaîtra dans la liste.

Les moments d'indisponibilités d'un candidat peuvent être expliqués par:

• un horaire employé actif et lié aux événements personnels;
• un quart de travail au statut publié (pas au statut brouillon);
• un remplacement accepté, peu importe l'établissement;
• un événement personnel considéré comme une indisponibilité.
  

Deux vues sont proposées pour afficher les disponibilités. Vous pouvez basculer entre ces vues en cliquant sur les boutons prévus à cet effet.

Création d’une absence

Après avoir consulté les disponibilités des candidats, vous pouvez créer une absence en cliquant sur le bouton Créer une absence situé sous le tableau. Cette action vous redirigera vers le module de déclaration Absences, où vous pourrez finaliser votre demande. 

La date consultée dans votre planification sera automatiquement sélectionnée dans le formulaire de la déclaration d’absence. 
 

Pour en savoir plus sur ce module, visionnez cette vidéo: Vidéo - Petite enfance - Planification d'absence