Comment créer et personnaliser des tâches?

La création des tâches peut vous permettre de gérer automatiquement différentes situations, telle que:

• Détailler l’horaire: cela permet de rendre l’horaire plus précis et facilite la gestion des demandes de remplacement en n’affichant que les plages horaires nécessitant un remplacement;
• Optimiser la gestion des absences: la personnalisation des tâches est également un atout lors de la déclaration d'absence. Selon la configuration, certaines tâches seront comptabilisées dans le calcul des absences, tandis que d’autres ne le seront pas.

Pour créer de nouvelles tâches ou pour modifier celles existantes, suivez ces étapes:

1. Accédez au module Quarts de travail à l'onglet Administration du menu gauche;
2. Cliquez sur l'onglet Tâches;
3. Si vous voulez créer une nouvelle tâche, cliquez sur Ajouter une nouvelle tâche. Si vous voulez modifier une tâche existante, cliquez sur l'icône du crayon de la tâche correspondante.

Un fenêtre va s'ouvrir, soit appelée Créer une nouvelle tâche ou Modifier la tâche - [nom de la tâche]. Les fenêtres sont identiques exeptées que la seconde comportera les paramétrages actuels.

Le nom de votre organisation sera inscrit par défaut.

Nommer votre tâche au deuxième champ, choisissez un nom facile à comprendre pour votre personnel.

Au champ Code de la tâche, inscrivez les mêmes codes si vous êtes synchronisé au niveau des horaires. Dans le cas contraire, vous pouvez écrire des chiffres et des lettres au choix.

Si l'interrupteur Lié aux événements personnels est activé, les périodes avec cette tâche seront ajoutées à l'agenda de l'employé. Cela les rends indisponibles et ils ne pourront recevoir d'offre de remplacement qui entre en conflit avec cette période.

L'interrupteur Générer une période de remplacement va automatiquement générer la période dans la demande de remplacement.

L'interrupteur Tâche par défaut de l'organisation peut être activée pour une seule tâche. Choisissez celle que vous voulez qui apparaisse par défaut à la création d'un horaire employé.

L'interrupteur Actif permet d'activer la tâche.

Le dernier paramétrage vous permet de choisir une couleur pour votre tâche. 

Nous vous conseillons de choisir des couleurs facilement visible au module Accueil ainsi que des couleurs distinctes pour chaque tâche. 

Pour ce faire, cliquez sur la couleur actuelle et choisissez parmi toutes les couleurs possibles. 

Cliquez sur Enregistrer. Votre nouvelle tâche apparaîtra à la vue principale de l'onglet Tâches. 

N'oubliez pas d'informer votre personnel sur chaque tâche afin d'assurer la bonne compréhension.

À cet endroit, l'interrupteur nommé Afficher les désactivés vous permet de voir ou de masquer vos tâches inactives.

De plus, la dernière colonne du tableau vous informe sur chaque tâche :

• Le crochet de couleur vous indique d'un seul coup d'oeil la couleur choisie pour cette tâche;
• L'icône de l'horloge vous donne accès à l'historique de cette tâche;
• L'icône de l'étoile vous indique qu'il s'agit de la tâche par défaut de votre organisation, c'est-à-dire la tâche que sera sélectionnée par défaut lors de la création d'un horaire employé;
• L'icône de la poubelle vous permet de supprimer la tâche;

Attention, notez qu'il est impossible de supprimer la tâche par défaut ou une tâche utilisée dans l'horaire d'un employé.

• Le numéro d'identification représente cette tâche de façon unique.

Dès maintenant, vous pourrez choisir parmi toutes les tâches de votre organisation lors de la création de leurs quarts de travail. Le nom de tâches apparaîtra dans le module Agenda en tant qu'option de filtrage.

Pour plus d'information sur ce dernier module, consultez cet article: Comment fonctionne le module « Agenda »?.

Ces tâches seront affichée au module Accueil de l'employé, incluant au bas de la page une légende indiquant la couleur de chaque tâche.