Personnel de soutien administratif - Transactions: module « Remboursements de frais »

Modifié le Ven, 7 Févr. à 1:00 H

Le module Transactions dédié au remboursements de frais simplifie la gestion et le suivi des demandes de remboursements de dépenses et de déplacements effectués par les employés. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, ce module permet de traiter efficacement chaque transaction tout en garantissant une transparence et un contrôle accrus.

Fonctionnalités disponibles dans le module

Dans l'onglet Transactions, sélectionnez le module Remboursements de frais.

La vue de ce module est divisée en deux colonnes principales :

Sommaire (colonne de gauche)
Détails des frais (colonne de droite)

Le module propose quatre boutons principaux:

Actualiser : Permet de mettre à jour les données affichées en temps réel.
Réinitialiser les filtres : Rétablit les paramètres par défaut pour les filtres appliqués.
Filtres: Filtrez les données par plusieurs critères :
Statut du remboursement de frais
Statut de transaction
Impossibilité
Établissement
Dates de début et de fin
Nom de l’employé
Exporter vers : Exportez les données liées aux dépenses et déplacements vers des logiciels comptables.

Consultez cet article pour en savoir plus sur l'exportation des données: Personnel de soutien administratif - Comment exporter les dépenses et déplacements dans les logiciels comptables?

Colonne Sommaire

Cette colonne présente les remboursements associés à chaque transaction, accompagnés des outils suivants :

Icône du crayon :
- Permet d’ajouter un commentaire à la demande;
- Activer la pastille pour notifier l’employé concerné au besoin.
Icône :Sert de raccourci pour changer le statut d’une transaction.
Suivi des notes : En mode consultation, vous pouvez accéder rapidement au suivi complet des échanges liés aux notes de remboursement et de remplacement.
Vous pouvez accéder aux détails de chaque demande en cliquant sur le numéro de la transaction associé à chaque ligne, ce qui vous permettra d'ouvrir les informations complètes de la demande.
Un résumé du total des dépenses de remboursement est affiché sur une ligne grise, offrant une vue d’ensemble des montants.

Colonne Détails des frais

Cette colonne détaille chaque frais, avec les outils suivants :

: Modifier le statut de transaction ou le statut du frais et ajouter une note de transaction ou un commentaire sur la demande;
: Note de transaction permet de consulter ou ajouter des notes internes à propos de la transaction;
: Vous pouvez accéder aux détails de chaque frais en cliquant sur le numéro associé à chaque ligne, ce qui vous permettra d'ouvrir les informations complètes du frais.

Si présent sous la ligne Type de frais, ces icônes donnent de l'information:

: Indique qu’il s’agit d’une dépense;
: Signale qu’une pièce jointe est disponible et téléchargeable;
: Représente un déplacement;
: Précise que le déplacement inclus un aller-retour;
: Indique une différence entre la taxe calculée et la taxe déclarée;
: Montre que l’auteur a déclaré plusieurs frais pour la même date.

Un résumé du total du frais est affiché avec plus de détails, offrant une vue d’ensemble des montants.

Statuts des transactions

Chaque transaction de remboursement de frais suit un processus clair, associé à plusieurs statuts distincts :

	Une demande de remboursement apparaît avec ce statut lorsqu’elle est soumise. L'employé ayant le rôle Rembousements de frais - Finance doit valider les informations nécessaires.
	Une fois validée, la transaction passe à ce statut, indiquant qu’elle est prête pour l’intégration au système de gestion financière. Des modifications restent possibles à ce stade.
	Une fois enregistrée dans le système de paie, la transaction obtient ce statut. Toute modification forcera l’ajout d’un commentaire explicatif et changera automatiquement le statut en *Correction*.
	Signale qu’une transaction saisie a été modifiée. Le personnel concerné doit examiner et ajuster les informations dans le système avant de changer le statut en *Saisie*.