Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de déplacements » ?

Modifié le Lun, 10 Févr. à 10:54 H

Que vous soyez en déplacement professionnel ou que vous ayez à couvrir plusieurs établissements, il est essentiel de bien remplir votre demande de remboursement de déplacements pour garantir un traitement rapide et précis. Ce guide vous accompagne étape par étape pour compléter correctement le formulaire Remboursement de déplacements, afin de faciliter vos démarches et assurer que toutes les informations nécessaires sont fournies.

Dans le menu de gauche, sous la section Formulaires, cliquez sur le module Remboursements de frais;
Une fois dans ce module, cliquez sur le bouton Ajouter pour initier une nouvelle demande de remboursement.

Deux types de remboursements sont disponibles :

Remboursement de dépenses;
Remboursement de déplacements.

Si vous souhaitez savoir savoir comment remplir une demande de remboursements de déplacement, consulter cet article: Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de dépenses » ?

Étapes pour remplir le formulaire de remboursement de déplacements

Sélectionnez l’établissement concerné par votre dépense;
Cliquez sur Ajouter pour saisir une nouvelle dépense;
Entrez la Date du déplacement;
Choisissez le Type de remboursement de déplacement;
Activez les interrupteurs correspondant à votre situation, si applicable :
- Aller-retour;
- Déplacement en dehors des heures de travail;
- Transport de matériel;
- Tarif covoiturage au kilomètre (note : si activé, le nom du covoitureur est obligatoire).
Ajoutez une description;
Sélectionnez l’établissement de départ et l’établissement d’arrivée;
Le nombre de kilomètres parcourus et le montant du remboursement seront calculé automatiquement.

Notez que les champs obligatoires affichés dépendent des configurations mises en place par votre organisation pour le type de remboursement de déplacements.

Répartition entre établissements (si applicable)

Si le remboursement doit être réparti entre plusieurs établissements :

Dans le champ Répartition, indiquez le pourcentage pour le premier établissement;
Sélectionnez le validateur correspondant;
Pour ajouter une autre répartition, cliquez sur Ajouter, puis complétez les informations pour le deuxième établissement;

Au besoin, cliquez sur Calculer la distance afin de calculer automatiquement la distance entre l’établissement de départ et l’établissement d’arrivée;
Une fois les informations du déplacement saisies, cliquez sur Appliquer afin de les enregistrer sans quitter le formulaire;
Après avoir ajouté tous vos déplacements, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre demande en tant que brouillon;
Lorsque vous êtes prêt à la soumettre pour traitement, cliquez sur Soumettre pour validation.

Si désiré, visionnez la procédure en cliquand sur ce lien: Vidéo: Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursement de déplacements » ?.

Vous pouvez également consulter cet article pour savoir comment ajouter plusieurs déplacements dans une même demande de remboursement: Employé - Comment ajouter plusieurs déplacements dans une même demande de remboursement?