Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de dépenses »?

Remplir un formulaire de remboursement est une étape essentielle pour vous assurer que vos dépenses sont correctement traitées et validées. Cet article vous explique, étape par étape, comment accéder au module, saisir les informations nécessaires et soumettre votre formulaire de manière efficace et sans erreur. 

• Dans le menu de gauche, accédez au module des remboursements sous la section Formulaires, cliquez sur le module Remboursements de frais;
• Une fois dans ce module, cliquez sur le bouton Ajouter pour initier une nouvelle demande de remboursement.

Deux types de remboursements sont disponibles :

• Remboursement de dépenses;
• Remboursement de déplacements.

Si vous souhaitez savoir savoir comment remplir une demande de remboursements de déplacement, consulter cet article:  Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de déplacements » ?

Étapes pour remplir le formulaire de remboursement de dépenses

• Sélectionnez l’établissement concerné par votre dépense;
• Cliquez sur Ajouter pour saisir une nouvelle dépense;
• Date de la dépense : Renseignez la date dans le champ;
• Type de remboursement : Choisissez un type dans le menu déroulant du champ Type de remboursement de dépense;
• Montant avant taxes : Entrez le montant avant taxes. 
  • Les montants pour la TPS, TVQ, total taxable et le montant total seront calculés automatiquement;
  • Pour certains types de dépenses, le montant avant taxes est préenregistré et ne nécessite pas de saisie.
• Description : Ajoutez une description claire de votre dépense;
• Pièce(s) justificative(s) : Joignez les pièces justificatives nécessaires en cliquant sur le bouton dédié. Cela peut inclure des factures, reçus ou tout autre document pertinent pour valider votre dépense.

• Répartition des établissements :

  • Si la dépense est répartie sur plusieurs établissements, indiquez le pourcentage de répartition pour chaque établissement;
  • Pour ajouter une répartition supplémentaire :
    • Cliquez sur Ajouter;
    • Indiquez le pourcentage et précisez le validateur pour chaque établissement.

• Code budgétaire et projet (facultatif) :

  • Si vous connaissez le code budgétaire ou le projet lié à la dépense, vous pouvez les renseigner dans les champs correspondants.

Une fois toutes les informations saisies, plusieurs options s’offrent à vous :

• Appliquer et dupliquer : Idéal si vous avez plusieurs dépenses similaires à soumettre;
• Appliquer et ajouter un nouveau : Pour passer rapidement à une nouvelle saisie;
• Appliquer : Pour valider les informations saisies pour cette dépense;
• Calculer les taxes: Ce bouton calcule automatiquement le total de la répartition si plusieurs établissements sont impliqués.

Une fois les informations saisies, vous avez deux options :

• Enregistrer : Cette option sauvegarde votre formulaire sous forme de brouillon. Les informations restent modifiables et ne sont pas encore soumises pour validation;
• Soumettre pour validation : Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre formulaire pour traitement, cliquez sur cette option. Une fois soumis, le formulaire sera transmis pour approbation et traitement par les responsables.

Si vous avez plusieurs dépenses à déclarer, cliquez sur le bouton Ajouter dans la section Remboursement de dépenses. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque dépense.