Tous - Explications du module « Remboursements de frais »

Modifié le Jeu, 3 Avr. à 8:22 H

Le module Remboursement de frais est un outil clé pour gérer et suivre vos demandes de remboursements, qu’il s’agisse de dépenses ou de déplacements. Grâce à son interface intuitive, il vous permet d'ajouter, consulter et suivre l'état de vos demandes en toute simplicité. Le tableau de bord centralise toutes les informations importantes et vous offre divers filtres pour faciliter la recherche et la gestion des demandes.

Interface du module Remboursement de dépenses

Le module se compose de plusieurs fonctionnalités et options pratiques pour faciliter la gestion des demandes. Vous y trouverez trois boutons principaux :

Bouton Ajouter : Ce bouton vous permet d’ajouter une nouvelle demande de remboursement de frais pour les dépenses et déplacements.
Bouton Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les informations affichées.
Bouton Réinitialiser les filtres : Cette fonctionnalité vous permet de réinitialiser tous les filtres appliqués, pour recommencer une recherche à partir de zéro.

Filtres disponibles pour faciliter la recherche:

Pour simplifier la recherche de vos demandes, plusieurs filtres sont mis à votre disposition :

Établissement : Ce filtre vous permet de rechercher les demandes par établissement, facilitant ainsi la gestion des demandes pour différents organisations.
Date de création : Utilisez ce filtre pour rechercher des demandes en fonction de leur date de soumission, ce qui permet de suivre l’évolution des demandes dans le temps.
Statut du remboursement de frais : Ce filtre vous aide à trouver des demandes en fonction de leur statut, que ce soit en cours de validation, approuvées ou payées.

Les gestionnaires, validateurs, personnes au service de la paie et administrateurs peuvent également filtrer les demandes par nom d’employé lorsqu’ils accèdent à l’onglet Remboursements de frais des employés.

Informations visibles dans le tableau de bord:

Le tableau de bord affiche plusieurs informations essentielles pour suivre vos demandes :

Nom de l'employé (visible pour les gestionnaires, validateurs, personnes au service de la paie et administrateurs);
Nom de l’établissement;
Date de la première et dernière dépense;
Date de soumission de la demande;
Nombre de dépenses;
Total des frais;
Statut de la demande.

Statuts des demandes

Les demandes de remboursement peuvent être dans plusieurs statuts, chacun représentant une étape différente dans le processus:

: La demande est en cours de création et n’a pas encore été soumise pour validation.

: La demande a été soumise par l'employé et est en attente de validation ou de compléments d'information de la part du validateur.

: La demande a été validée et attend l’approbation finale.

: L’approbateur a accepté la demande et le remboursement est en cours.

: L’approbateur a refusé la demande.

: Les données ont été enregistrées dans le système de paie, et le remboursement a été effectué conformément aux informations fournies.

Icônes et actions disponibles

Le tableau de bord inclut plusieurs icônes qui facilitent la gestion des demandes de remboursement :

: Permet de modifier les détails de la demande.
: Accède uniquement aux détails de la demande sans possibilité de modification.
: Affiche les détails de la demande, en lecture seule.
: Permet de laisser un commentaire visible par le personnel autorisé et de consulter l'historique des commentaires.
: Permet de supprimer la demande.
: Disponible uniquement lorsque la demande est au statut Brouillon, elle permet de soumettre la demande pour la faire passer au statut En attente.

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