Employé - Comment indiquer un remplaçant souhaité dans une demande de remplacement?

Si vous devez vous absenter et qu’un remplaçant est nécessaire, vous pouvez indiquer vos remplaçants souhaités directement dans votre demande de remplacement. 

Attention, les remplaçants souhaités recevront la demande en priorité, mais toujours sous réserve de leur disponibilité, de leur autorisation de remplacement dans l'organisation et de l'ordre d'appel organisationnel. Ce n'est donc pas une garantie absolue, plutôt d'une priorisation.

Deux façons de procéder sont possibles :

• Indiquer des remplaçants souhaités lors de la déclaration d'absence
• Configurer des remplaçants souhaités par défaut

Accédez au formulaire de déclaration d’absence via le module Absences. Remplissez les informations demandées. 

Pour savoir comment remplir la demande d'absence, accédez à cet article : Employé - Comment remplir la demande d'absence?

Puis, dans le formulaire de demande de remplacement, repérez le champ Remplaçants souhaités.

À partir du menu déroulant, sélectionnez jusqu’à 5 noms parmi vos remplaçants souhaités. Veuillez noter que l'ordre de sélection sera respecté. Par exemple, dans le scénario ci-dessous, si les deux remplaçants sont à un pied d'égalité dans l'ordre d'appel, Joëlle sera notifiée avant Viktor.

Complétez le reste du formulaire et cliquez sur Soumettre.

Pour savoir comment remplir la demande de remplacement, accédez à cet article : Employé - Comment remplir la demande de remplacement?

Nous vous rappelons que les remplaçants que vous avez sélectionnés recevront votre demande de remplacement, sous réserve de leur disponibilité, de leur autorisation de remplacement ainsi que l'ordre d'appel organisationnel. 

Les noms des remplaçants souhaités apparaîtront en orangé dans la colonne Remplaçant du module Remplacements.

Si vous choisissez souvent les mêmes remplaçants, vous pouvez les enregistrer par défaut pour gagner du temps en les paramétrant dans votre profil. 

Voici comment :

Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur de la page pour accéder à votre profil. Allez à l’onglet Paramètres.

Dans le champ Remplaçants souhaités, sélectionnez jusqu’à 5 noms de remplaçants.

Encore une fois, notez que l'ordre de sélection sera respecté. Par exemple, dans le scénario ci-dessous, si les deux remplaçants souhaités sont à un pied d'égalité dans une offre de remplacement, Patricia sera notifiée avant Jimmy.

Cliquez sur Enregistrer.

Lors de vos prochaines demandes de remplacement, ces noms seront automatiquement ajoutés au champ Remplaçants souhaités. Il vous sera possible de modifier cette liste dans la demande de remplacement. Pour retirer un remplaçant, cliquez sur le X à droite de son nom.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter cette une vidéo explicative pour vous accompagner dans ce processus : Vidéo - Comment indiquer un remplaçant souhaité dans une demande de remplacement?