Administrateur des formations - Comment créer une période de formation?

Ces périodes permettent de structurer la durée pendant laquelle un employé doit réaliser un certain nombre d’heures de formation. Elles sont essentielles, car :

• Elles définissent une durée précise pour que les employés effectuent leurs heures de formation.
• Elles garantissent que les formations s’ajoutent correctement à la bibliothèque des employés.
• Sans période de formation, le suivi des formations des employés ne peuvent pas être fait.

Seuls deux rôles ont accès à la création des périodes de formations:

• Administrateur de la plateforme;
• Administrateur des formations.

Vous pouvez consulter cette vidéo explicative qui présente le module Périodes de formation et son utilisation: Vidéo - Explications du module Périodes de formation.

Étapes à suivre pour créer des périodes de formation

La création d’une période de formation se fait depuis le module Périodes de formation, accessible dans la section Administration de la plateforme. Puis cliquez sur Ajouter.

Ensuite, remplissez le formulaire en saisissant les informations relatives à la période de formation à créer, telles que :

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1. Donnez un titre précis à votre période de formation pour permettre d’en faire la distinction lorsqu'un employé est associé à deux périodes de formation.
2. Inscrivez les dates de début et de fin visées par la période que vous créez.
3. La Prépondérance représente la priorité que vous souhaitez donner à la période de formation que vous créez. Plus le nombre inscrit dans ce champ est élevé, plus cette période de formation sera priorisée. Nous vous conseillons d’inscrire une prépondérance de 10 et plus aux corps d’emploi dont les périodes de formation sont assujetties par la loi et une prépondérance entre 0 et 9 (vous pouvez aussi inscrire des chiffres avec des décimales) pour les corps d’emploi dont les périodes de formation ne sont pas assujetties par la loi. 

   
   

   Associer une prépondérance aux différentes périodes de formation est nécessaire dans le cas où un employé aurait plus d’un emploi et qu’ils seraient tous visés par des périodes de formation différentes. L’employé verrait dans sa bibliothèque de formations seulement la période de formation qui correspond à son emploi ayant la prépondérance la plus élevée (ex. : un employé a un emploi d’enseignant avec une prépondérence de 10 et un emploi de TES avec une prépondérence de 1, il verrait seulement sa période de formation pour son emploi d’enseignant). 
   
   Situations exceptionnelles:

   • Pour un employé ayant deux emplois liés à 2 périodes de formation différentes, le système gardera alors la période de formation ayant le plus haut nombre d’heures. 
     
   • Dans le cas où les nombres d’heures sont aussi égaux, le système garderait celle ayant la période de formation la plus longue au niveau des dates de début et de fin. 
     
   • Dans le cas où les dates sont aussi les mêmes, le système garderait la période qui a été créée en premier.
     
     

4. Le Nombre d’heures de formation requises correspond au nombre d’heures de formation que les employés doivent compléter à l’intérieur des dates définies pour la période.

5. Le bouton Verrouillé : Verrouille les données compilées dans cette période afin d'empêcher des futures modifications.
   
   Pour plus de détails sur cette fonction, vous pouvez vous référer à l'article suivant: Vérouillage d'une période de formation
   
   

6. Tous les corps d’emploi n’ayant pas nécessairement la même période de formation, il est possible de viser les différents corps d’emploi pour lesquels cette période devra s’appliquer. Cela vous permet de créer des périodes différentes en fonction des corps d’emploi.
   

7. Enregistrez le tout lorsque vous avez terminé de créer la période de formation.

Vous pouvez consulter cette vidéo pour découvrir en détail comment créer une période de formation: Vidéo - Créer une période de formation.

Notez que pour accéder au détail d'une période, il suffit de cliquer sur le crayon et sur la corbeille pour la supprimer.  Attention, vous ne pourrez pas supprimer une période de formation si un employé est rattaché à un emploi qui est visé par cette période.