Formateur - Comment gérer la prise de présence des participants?

La gestion des présences des participants est essentielle pour assurer le suivi des formations des participants et ajuster le nombre de minutes de participation, voire même indiquer une absence. Cette tâche peut être accomplie rapidement, que la formation soit animée en interne ou par un intervenant externe. 

Prise de présence par le Formateur

Le formateur interne qui a donné la formation peut prendre les présences de cette façon:

• Accédez au module  formations:

Rendez-vous dans l’onglet Demandes.

Filtrez les sessions par le statut Passée ou complétée pour identifier la formation concernée.

Cliquez sur l’icône en forme d’œil pour ouvrir le formulaire de la session.

• Confirmez la présence des participants:

Accédez à la case Inscription et cliquez sur le bouton Confirmer la présence des participants.

Une fois cette étape confirmer, vous pourrez modifier individuellement le statut de chaque participant.

• Modifier le statut de présence:
  Dans la case Présence, utilisez le menu déroulant pour attribuer un statut à chaque participant :

  • Présent
  • Absent
  • Partiellement présent

Si nécessaire, ajoutez des précisions dans la case Commentaires du formateur.

Prise de présence par l'Administrateur des formations

Si la formation a été animée par un formateur externe et comme les présences peuvent être prises uniquement par le formateur interne ou par l'administrateur de formation, ce dernier sera la seule ressource qui pourra entrer les présences au système. 

Pour ce faire, accédez au module Gestion du catalogue, puis ouvrez la formation concernée (sous le statut Passée) à l’aide de l’icône du crayon. En bas du formulaire, dans la section Inscriptions, cliquez sur le bouton Confirmer la présence des participants. 

Une fois la présence confirmée, vous pourrez modifier le statut de chaque participant individuellement, indiquer s’il était présent ou absent, et ajouter des commentaires si nécessaire. Enfin, enregistrez les modifications pour valider les présences saisies.