Administrateur de Remboursement de frais - Comment configurer un type de frais de déplacements et le rendre disponible aux employés?

Modifié le Mer, 16 Avr. à 8:41 H

La configuration des types de frais de déplacement est essentielle pour garantir une gestion précise et adaptée des remboursements de déplacements au sein de votre organisation. Ce guide vous permettra de configurer un type de déplacement dans le module Types de remboursements et de le rendre accessible aux employés.

Étapes pour configurer un type de frais de déplacement

Accédez au module Types de remboursements;
Sélectionnez l’onglet Déplacements;
Cliquez sur Ajouter.

Attention, veuillez noter que tous les champs ayant une incidence sur les montants d’une dépense ne peuvent pas être modifiés après coup. En cas de changement futur dans ces paramètres (comme les tarifs au kilomètre, etc.), il sera nécessaire de désactiver le type de déplacement concerné et d’en créer un nouveau avec les nouvelles données.

Remplissez les champs du formulaire comme suit :

Organisation : Ce champ est affiché par défaut avec le nom de l’organisation, mais il peut être modifié via le menu déroulant pour spécifier l’organisation concernée;
Nom : Entrez un nom descriptif pour ce type de déplacement, par exemple« Déplacement en voiture », « Covoiturage », ou « Transport matériel ». Ce nom doit être clair pour les employés;
Date de début/fin : Si elles ne sont pas renseignées, le type de déplacement restera actif tant que la pastille Actif est activée;
Actif : Activez cette option pour rendre ce type de déplacement visible et utilisable par les employés dans leurs demandes de remboursement;
Imposable : Activez cette pastille si ce type de déplacement est imposable;
Tarif au kilomètre : Indiquez le tarif au kilomètre applicable pour ce type de déplacement. Ce montant sera utilisé pour calculer les remboursements en fonction du nombre de kilomètres parcourus;
Tarif covoiturage au kilomètre : Renseignez ce tarif si le déplacement implique du covoiturage. Ce tarif ne sera affiché dans le formulaire que s’il est configuré et il sera utilisé si le déplacement est effectué en covoiturage;
Tarif transport de matériel : Inscrivez le tarif applicable pour le transport de matériel par kilomètre. Ce tarif ne sera affiché dans le formulaire que s’il est configuré et sera utilisé lorsque le déplacement implique le transport de matériel.

Si un déplacement inclut du covoiturage et/ou le transport de matériel, le tarif le plus élevé sera appliqué pour calculer le remboursement.

Approbateur : Par défaut, les approbateurs sont les employés ayant le rôle Autorisé lecture + absence (gestionnaire d’établissement). Sinon, vous pouvez indiquez une personne spécifique si nécessaire;
Validateur : Par défaut, ce sont les employés avec le rôle Remboursements de frais – Validateur. Sinon, vous pouvez indiquez une personne spécifique si nécessaire;
Code de paiement : Saisissez le code utilisé pour l’envoi des données vers le module Paie & GRH. Donnée financière de votre organisation. Pertinente si vous utilisez l’export des données vers votre système de paie;
Filtre des codes budgétaires : Ce champ permet d’appliquer un filtre des codes budgétaires afin de restreindre la sélection du code budgétaire lors de la soumission des demandes de remboursement. Les codes budgétaires disponibles dans votre système financier peuvent être synchronisés avec ce champ pour garantir une correspondance précise et à jour.

Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton Enregistrer. Le type de déplacement sera désormais visible dans l’onglet Déplacements et utilisable par vos employés.