Validateur - Quel est mon rôle en tant que validateur pour le module « Remboursements de frais »?

Dans le cadre de la gestion administrative, le rôle de validateur est essentiel pour garantir que les informations soumises par les employés dans les formulaires de dépenses ou de déplacements sont exactes et conformes aux règles en vigueur. 

Quel est le rôle du validateur ?

En tant que validateur, votre mission principale est de confirmer la conformité des informations inscrites dans les formulaires soumis. Cette étape cruciale permet d'éviter les erreurs ou les incohérences pouvant nuire à la gestion comptable et financière de l’organisation.

Ce rôle doit être attribué à une personne responsable et familière des critères de validation des formulaires, que ce soit pour des dépenses ou des déplacements.

Quoi valider ?

Lorsque vous agissez en tant que validateur, voici les éléments clés à valider :

• Exactitude des informations personnelles: confimez que les données relatives au demandeur (nom, établissement, numéro d’identification) sont correctes.

• Conformité des montants: examinez les montants soumis pour valider leur correspondance aux dépenses réelles, en fonction des reçus ou documents justificatifs.
• Validité des pièces justificatives: vérifiez que les reçus ou documents fournis sont complets, lisibles et conformes aux politiques internes de remboursement.
• Respect des politiques organisationnelles: assurez que les dépenses ou déplacements respectent les règles et plafonds établis par l’organisation.

• Cohérence des données: analysez les dates, lieux et descriptions des dépenses ou déplacements afin de certifier qu'ils correspondent aux activités rapportées.

Comment valider les données?

• Accédez au module Remboursements de frais sous l'onglet Formulaires du menu de gauche. C'est là où vous pourrez consulter les formulaires soumis pour validation;
• Repérez les formulaires au statut En attente et consultez les détails en cliquant sur l'icône du crayon. Appuyez votre validation sur les points soulevés un peu plus haut.
• Téléchargez et analysez les pièces jointes, telles que les reçus ou documents justificatifs. Veuillez vous assurer que ces pièces correspondent aux montants et aux informations soumises