Administrateur de Remboursement de frais - Comment configurer un type de dépenses et le rendre disponible aux employés?

Configurer les types de dépenses est une étape essentielle pour structurer le processus de remboursement au sein de votre organisation. Cela garantit une gestion transparente, conforme aux politiques internes, et adaptée aux besoins spécifiques des employés et des gestionnaires. Grâce à une configuration précise, vous pouvez non seulement simplifier les démarches des employés, mais également assurer un contrôle rigoureux des dépenses.

Étapes pour configurer un type de dépense

• Accédez au module Types de remboursements;
• Sélectionnez l’onglet Dépenses;
• Cliquez sur Ajouter.

Attention, veuillez noter que tous les champs ayant une incidence sur les montants d’une dépense ne peuvent pas être modifiés après coup. En cas de changement futur dans ces paramètres, il sera nécessaire de désactiver le type de dépense concerné et d’en créer un nouveau avec les nouvelles données.

Remplissez les champs du formulaire comme suit :

• Organisation : Affichée par défaut, mais modifiable via le menu déroulant pour spécifier l’organisation concernée;
• Nom du type de dépense : Ce champ décrit le type de dépense à rembourser (transport, hébergement, repas, etc.). Par exemple, « Hôtel »;
• Description : Fournissez une description claire de la dépense, par exemple « Frais d’hébergement pour les déplacements professionnels »; 
• Date de début/fin : Si elles ne sont pas renseignées, le type de dépense restera actif tant que la pastille  Actif est activée;
• Pastille Actif : Activez pour rendre le type de dépense disponible aux employés, permettant ainsi sa sélection dans les formulaires de demande de remboursement;
• Imposable : Activez si la dépense est imposable;
• Boissons alcoolisées non remboursables : Activez cette option si les boissons alcoolisées ne sont pas remboursables pour ce type de dépense, selon la politique de l’organisation;
• Montant non taxable : Activez si un montant non taxable (comme un pourboire) peut être demandé; 
• Montant minimal/maximal non taxable : Définissez les montants acceptables. Si un montant est inscrit dans ce champ, il représente le montant minimum/maximum pouvant être saisi pour ce type de dépense; 
• Montant fixé : Inscrivez un montant fixe à rembourser indépendamment du montant réel. Si un montant est inscrit dans ce champ, ce montant sera automatiquement affiché dans le formulaire de demande de remboursement, et l’employé ne pourra pas saisir de montant manuellement pour cette dépense;
• TPS, TVQ, TVH : Indiquez les pourcentages applicables. En cas de changement, désactivez l’ancien type et créez-en un nouveau;
• Approbateur : Par défaut, les approbateurs sont les employés ayant le rôle Autorisé lecture + absence (gestionnaire d’établissement). Sinon, vous pouvez indiquez une personne spécifique si nécessaire;
• Validateur : Par défaut, ce sont les employés avec le rôle Remboursements de frais – Validateur. Sinon, vous pouvez indiquez une personne spécifique si nécessaire;
• Code de paiement : Utilisé pour l’intégration avec Paie & GRH. Il s'agit d'une donnée financière de votre organisation. Ce champ est pertinent si vous utilisez l’exportation des données vers votre système de paie. Il permet de lier la dépense à un code de paiement spécifique pour un traitement adéquat lors de l’intégration des données dans votre système de paie;
• Filtre des codes budgétaires : Facilite la sélection des codes budgétaires. Ce champ permet d’appliquer un filtre des codes budgétaires afin de restreindre la sélection de ceux-ci lors de la complétion du formulaire. Les données liées aux codes budgétaires disponibles dans votre système financier peuvent être synchronisées pour garantir une correspondance précise et à jour;
• Justification requise : Activez si une pièce justificative est obligatoire pour ce type de dépense.

Une fois le formulaire complété, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous verrez alors votre dépense créée apparaître dans l’onglet Dépenses.