Employé - Comment déclarer une absence et débiter une banque de temps?

Dans certaines situations, il est possible de déclarer une absence en utilisant les heures accumulées dans votre banque de temps. Voici la démarche à suivre selon votre situation. 

Depuis le module Absence, cliquez sur Nouvelle absence. Sélectionnez l’établissement et l’emploi concernés, si ces champs ne sont pas déjà préremplis. Deux scénarios sont alors possibles :

• Votre banque de temps couvre l’intégralité de votre absence
• Votre banque de temps ne couvre pas la totalité des heures de votre absence

Laissez l’interrupteur  Plus d’une justification d’absence  inactif;

Dans le champ Justification, sélectionnez la justification d’absence qui permet une reprise de temps;

Le nom exact de cette justification d'absence peut varier selon l’organisation. Au besoin, nous vous suggérons de communiquer avec votre administrateur Scolago : ses coordonnées se trouvent au module Aide de la plateforme. 

Vous verrez apparaître deux nouveaux champs :

1. Nombre de minutes à débiter de ma banque de temps accumulé : Vis-à-vis votre période d'absence, le système affiche le nombre de minutes celle-ci débitera à votre banque de temps. Par défaut, ce nombre équivaut au nombre de minutes entre le début et la fin de cette période. Si vous devez modifier ce nombre de minutes, suivez les étapes suivantes :
   • Cliquez sur l'icône du crayon;
   • Corrigez le nombre de minutes à débiter;
   • Cliquer sur l'icône de la disquette qui remplace le crayon.
2. Nombre de minutes à débiter de ma banque de temps accumulé par période : Ce champ vous informe des paramètres de votre banque de temps, soit les dates de début et de fin ainsi que le nombre total de minutes disponibles dans votre banque avant la déduction de l'absence que vous êtes en train de déclarer.

Sélectionnez obligatoirement votre gestionnaire, remplissez le reste du formulaire, puis cliquez sur Continuer. 

À la demande de remplacement, indiquer votre besoin de remplacement puis cliquez sur Soumettre.

Activez l’interrupteur Plus d’une justification d’absence.

Déclarez la première période d’absence en utilisant la justification liée à la banque de temps et indiquez le gestionnaire. Deux nouveaux champs apparaîtront :

1. Minutes à débiter : Sous votre période d'absence, le système affiche le nombre de minutes celle-ci débitera à votre banque de temps. Par défaut, ce nombre équivaut au nombre de minutes entre le début et la fin de cette période. Si vous devez modifier ce nombre de minutes, apportez la correction directement dans la case prévue à cet effet.
2. Nombre de minutes à débiter de ma banque de temps accumulé par période : Ce champ vous informe des paramètres de votre banque de temps, soit les dates de début et de fin ainsi que le nombre total de minutes disponibles dans votre banque avant la déduction de l'absence que vous êtes en train de déclarer.

Ajoutez une seconde période avec une autre justification pour couvrir la totalité de votre absence en cliquant sur le bouton Ajouter une autre date.

Remplissez le reste du formulaire d'absence, puis cliquez sur Continuer.

 À la demande de remplacement, entrez votre besoin de remplacement et cliquez sur Soumettre.

Vous pouvez également consulter cette vidéo explicative pour visualiser les processus étape par étape : Vidéo : Employé - Comment déclarer une absence en utilisant mes heures en banque?