Tous - Explications du module « Banque de temps »

Modifié le Jeu, 22 Mai à 1:55 H

Le module Banque de temps est conçu pour faciliter la gestion des heures accumulées par les employés et leur utilisation lors d’absences. Ce module permet aux utilisateurs de soumettre des demandes d’ajout de temps accumulé, de consulter leur solde d’heures et de visualiser les absences pour lesquelles des heures ont été débitées.

Ce module est accessible par les employés uniquement si une banque de temps lui a été préalablement configurée;
Lors de la déclaration d’une absence, l'employé doit choisir une justification d’absence spécifique pour que les heures soient correctement débitées de sa banque;
L’appellation de ces justifications peut varier d’une organisation à l’autre. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter la personne responsable de Scolago dans votre établissement (coordonnées disponibles dans la section Aide, au bas du menu de gauche).

Interface du module

Le module se compose de plusieurs fonctionnalités pour faciliter la gestion des demandes. Vous y trouverez deux boutons principaux :

Bouton Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les informations affichées;
Bouton Réinitialiser les filtres : Cette fonctionnalité vous permet de réinitialiser tous les filtres appliqués, pour recommencer une recherche à partir des filtres par défaut.

Filtres disponibles pour faciliter la recherche:

Établissement : Ce filtre vous permet de rechercher les banques de temps selon l’établissement, facilitant ainsi la gestion des heures pour différentes organisations;
Date de début et Date de fin : Utilisez ces filtres pour rechercher des banques de temps en fonction de leur période d’activité, ce qui permet de suivre l’évolution des heures accumulées et utilisées;
Afficher les désactivées : Activez cet interrupteur pour inclure les banques désactivées dans l’affichage. Par défaut, toutes les banques de temps, y compris celles désactivées, sont affichées.

Consultation des banques de temps désactivées

Pour visualiser une banque désactivée, activez l’interrupteur Afficher les désactivées, ensuite cliquez sur l’icône de l’œil pour la consulter. Notez qu’aucune modification ne peut y être apportée.

Consultation des banques de temps actives

Pour consulter une banque active, cliquez sur l’icône du crayon pour accéder aux détails. Vous pouvez, au besoin, modifier certaines données, et ce, selon votre rôle dans l'organisation;

Dans le haut de la page, soit dans la section Autorisation, vous avez accès à tous les détails de la banque de temps de cet employé. Seul le gestionnaire de cet employé ou l'administrateur du module peuvent apporter des modifications à ce paramétrage.

Dans la section Temps accumulé, vous pouvez consulter toutes les demandes d’ajout d’heures ainsi que leur statut d’approbation. L'employé, le gestionnaire de cet employé et l'administrateur du module peuvent modifier les données des demandes aux statuts Refusé et En attente d'approbation. Si tel est le cas, n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications à l'aide du bouton Enregistrer au haut de la page.

Dans la section Temps repris, vous pouvez consulter les demandes de temps repris. Il vous est également possible de consulter les demandes d'absence en cliquant sur le numéro d’identification;

Un tableau récapitulatif présente les informations clés concernant la banque de temps;

Balance initiale : Les heures déjà accumulées par l'employé, s’il y a lieu. Elles seront automatiquement débitées en priorité;
Total des heures accumulées (crédit) : c’est la somme de toutes les heures ajoutées à la banque via des demandes approuvées;
Total des heures débitées : ce sont les heures utilisées de la banque de l'employé à l'aide de déclaration d'absence avec la justification configurée en conséquence;
Heures accumulées en banque (solde actuel) : il s’agit du solde disponible, c'est-à-dire la somme de la Balance initiale et du Total accumulé, moins le Total débité.