Personnel de soutien administratif - Comment rechercher un surnuméraire?

La recherche de surnuméraires permet de répondre rapidement aux besoins spécifiques de présence d'employé en surnombre. Cette fonctionnalité est principalement réservée au personnel administratif dans la plupart des organisations, en raison de la complexité de la gestion des paramètres associés. 

Pour effectuer une recherche de surnuméraires, commencez par vous rendre dans le module Rechercher de votre menu de gauche. Une fois dans le module, le champ Établissement est automatiquement rempli selon vos paramètres. Si nécessaire, vous pouvez modifier cet établissement via le menu déroulant. Sélectionnez la date et les heures pour lesquelles une présence en surnuméraire est requise, puis cliquez sur Ajouter cette date. Vous devrez activer la pastille Surnuméraire pour indiquer qu'il s'agit d'une recherche pour un surnuméraire. 

Plusieurs champs sont à compléter pour personnaliser votre recherche:

• Corps d'emploi: Indiquez le corps d'emploi concerné.
• Gestionnaire: Sélectionnez le gestionnaire responsable de l'approbation de l'absence.
• Spécialité et clientèle visée: Définissez la spécialité requise ainsi que le type de clientèle visée.
• Nombre de remplaçants requis: Si vous avez besoin de plusieurs remplaçants, précisez ce nombre.
• Local et groupe: Indiquez le local où le remplaçant devra intervenir, ainsi que le groupe d'élèves ou les classes concernées.
• Où trouver la planification : Cette section vous permet de spécifier l’endroit où la planification est accessible pour le remplaçant.
• Périodes libres et périodes de surveillance: Spécifiez les périodes durant lesquelles le remplaçant est libre ou aura des périodes de surveillance.
• Commentaire: Ajoutez des remarques ou informations spécifiques liées à la demande, visibles pour les administrateurs et remplaçants. 
• Minutes payées: Spécifiez le nombre de minutes de travail qui seront rémunérées pour cette tâche particulière, si nécessaire. 
• Code budgétaire, projet: Entrez le code budgétaire et le projet, si requis pour cette demande.
• Notes internes (masquées aux remplaçants): Ce champ permet de spécifier des informations internes importantes pour les administrateurs, mais qui resteront masquées pour les remplaçants.    

Trois boutons sont disponibles pour valider votre recherche :

• Appliquer l'ordre d'appel organisationnel : Ce bouton applique l'ordre de priorité défini par votre organisation. Toutes les sélections de candidats seront ignorées et le système appliquera cet ordre d'appel.

• Rechercher : Ce bouton vous permet de lancer la recherche et d’afficher une liste de candidats disponibles. 
  
  Pour plus d’informations sur le fonctionnement du module Rechercher, veuillez consulter l’article correspondant: Personnel de soutien administratif - Comment fonctionne le module « Rechercher »?

• Assigner et soumettre : Si vous avez trouvé votre remplaçant, ce bouton vous permet d’assigner la demande à un remplaçant précis et de soumettre la demande, ce qui l'ajoutera automatiquement à l'agenda du remplaçant avec un statut accepté.

Attention, il n'est pas garanti que les personnes affichées dans la liste d'assignation soient disponibles. Il faut toujours valider avec la personne en question avant de l'assigner.  

Une fois votre demande de surnuméraire envoyée, consultez l'état de votre demande dans le module Remplacements où vous pouvez gérer toutes les demandes effectuées et leur état.