Personnel de soutien administratif - Comment personnaliser les tâches?

La création de différentes tâches peut vour permettre de gérer automatiquement distinctes situations, telle qu'une période de travail d'un employé qui ne nécessite pas de remplacement.

Pour créer des nouvelles tâches ou pour modifier celles existantes, suivez ces étapes:

1. Dirigez-vous au module Horaires et calendriers à l'onglet Administration du menu gauche.
2. Cliquez sur l'option Tâches
3. Si vous voulez créer une nouvelle tâche, cliquez sur Ajouter une nouvelle tâche. Si vous voulez modifier une tâche existante, cliquez sur l'icône du crayon de la tâche correspondante.

Un fenêtre va s'ouvrir, soit appelée Créer une nouvelle tâche ou Modifier la tâche - [nom de la tâche]. Les fenêtres sont identiques exepté que la seconde comportera les paramétrages actuels.

Le nom de votre organisation sera inscrit par défaut.

Nommer votre tâche au deuxième champ, choisissez un nom facile à comprendre pour votre personnel.

Au champ Code de la tâche, inscrivez les mêmes codes si vous être synchronisé au niveau des horaire. Dans le cas contraire, vous pouvez écrire des chiffres et des lettres au choix.

L'interrupteur Ajouter aux événements personnels va rajouter les périodes à l'agenda de l'employé. Pour les employés à temps partiel qui effectue des remplacements, cela les rends indisponible et ne recevront pas d'offre de remplacement qui entre en conflit avec cette période.

L'interrupteur Générer une période de remplacement va automatiquement générer la période dans la demande de remplacement.

L'interrupteur Tâche par défaut de l'organisation peut être activée pour une seule tâche. Choisissez celle que vous voulez qui apparaisse par défaut à la création d'un horaire employé.

L'interrupteur Actif permet d'activer la tâche.

Le dernier paramétrage vous permet de choisir une couleur pour votre tâche. 

Nous vous conseillons de choisir des couleurs facilement visible au module Accueil ainsi que des couleurs distinctes pour chaque tâche. 

Pour ce faire, cliquez sur la couleur actuelle et choisissez parmi toutes les couleurs possibles. 

Cliquez sur Enregistrer. 

N'oubliez pas d'informer votre personnel sur chaque tâche afin d'assurer la bonne utilisation.

Dès maintenant, les employés pourront choisir parmi toutes les tâches de votre organisation lors de la création de leur horaire employé.

Voici à quoi un horaire employé pourrait ressembler avec différentes tâches: