Personnel de soutien administratif - Comment fractionner et diviser manuellement?

Les fonctionnalités de fragmentation et de division permettent de gérer efficacement les demandes de remplacement groupées. Que ce soit pour modifier des périodes spécifiques, assigner une partie de l’offre à un remplaçant ou créer de nouvelles offres, ces outils offrent une flexibilité essentielle pour répondre aux besoins variés de votre établissement.

Diviser une période dans une demande

La fonctionnalité de division permet de scinder une période en plusieurs segments distincts, c'est-à-dire qu'il est possible de diviser un bloc de remplacement en deux. Voici comment procéder :

• Rendez-vous dans l’onglet Remplacements et ouvrez la demande concernée en cliquant sur l’icône du crayon.

• Sélectionnez la période à diviser et cliquez sur le bouton Diviser.

• Entrez les informations dans les champs Nouvelle date de début et Nouvelle date de fin et cliquez à nouveau sur le bouton Diviser. Les périodes divisées apparaîtront dans l’offre, prêtes à être gérées indépendamment au besoin.

• Pour ouvrir les détails d'une période, cliquez sur l’icône de l'œil 

Annuler une seule date (ou une seule période) dans une demande groupée

Dans une demande d'absence qui regroupe plusieurs dates ou plusieurs périodes, si une date (ou période) spécifique n'est plus nécessaire dans une demande groupée, il vous est possible de la retirer. 

Pour ce faire, cliquez sur l’icône corbeille associée à cette date. Cela annulera uniquement la date sélectionnée tout en conservant les autres périodes de la demande intactes.

Fragmenter une offre en plusieurs offres

Si vous souhaitez fragmenter l'offre en créant plusieurs offres, vous pouvez utiliser l’option Retirer du groupe pour séparer la ou les dates (ou périodes) concernées. Cela permet de gérer les offres indépendamment. 

Fragmenter et assigner

Lorsque vous devez attribuer une période spécifique à un remplaçant, la fonction Fragmenter et assigner simplifie ce processus tout en maintenant un suivi clair.  

1. Sélectionnez la période concernée dans la demande.
2. Cliquez sur le bouton Fragmenter et assigner
3. Assignez la période à un remplaçant de votre choix.

Cette opération :

• Retire la période sélectionnée de la demande initiale.
• Transforme la période en une nouvelle offre distincte.
• Attribue directement cette nouvelle demande au remplaçant, avec un statut qui apparaîtra comme Acceptée.

Attention, il est important de noter que la liste des remplaçants affichée dans l’outil ne garantit pas leur disponibilité. Une validation préalable avec la personne est donc essentielle avant de finaliser l’assignation.

Pour plus de détails sur l'assignation, veuillez lire cet article: Personnel de soutien administratif - Comment fonctionne l'assignation?

Pour visionner l'information vue dans cet article, consultez cette vidéo: Vidéo - Comment diviser et fragmenter ?