Personnel de soutien administratif - Comment mettre en place un calendrier?

Sélectionnez le module Horaires et calendriers, puis choisissez l’onglet Calendriers.

Cliquez sur Nouveau Calendrier.

Sélectionnez l’établissement pour lequel vous voulez établir un calendrier, puis choisissez le nom ainsi que les dates de début et de fin du calendrier. Veuillez noter qu'une fois la date de fin dépassée, le calendrier et tous ses horaires seront automatique désactivé. Activez l'interrupteur Actif pour indiquer au système qu'il doit tenir compte des horaires provenant de ce calendrier. Ensuite, cliquez sur Enregistrer.

Dans le champ « Nom », nous vous conseillons d’indiquer le nom de l’établissement pour lequel le calendrier est fait ainsi que l’année visée par le calendrier. Ex : Scolago 2022-2023

Lorsque l’interrupteur du champ Restreindre la période pendant laquelle les employés peuvent modifier leurs horaires est actif, vous pouvez indiquer les dates à l’intérieur desquelles les employés peuvent modifier leurs horaires.

Dans ce nouveau menu, au champ Date, inscrivez les dates de congés fériés et des journées pédagogiques que vous voulez ajouter à votre calendrier. Ensuite, spécifiez le type de congé (férié ou pédagogique) et indiquez si le système doit appliquer le jour cycle. Enfin, cliquez sur Ajouter.

Vous devez ajouter les dates une à la fois. L’option Congé férié est celle sélectionnée par défaut lorsque vous créez une nouvelle date de congé.

La pastille Appliquer le jour cycle décale les journées cycles qui suivent le congé férié ou la pédagogique.

EXEMPLE pour le milieu de l’éducation : 

Si vous l’activez : jour 1, jour 2, pédagogique, jour 4

Si vous ne l’activez pas : jour 1, jour 2, pédagogique, jour 3

Les dates de congés que vous aurez ajoutées seront placées en ordre chronologique et seront automatiquement sauvegardées. Il est possible de supprimer des dates en cliquant sur l'icône de la poubelle.

Enregistrez au besoin puis cliquez sur une des 2 options Fermer lorsque vous avez terminé de configurer le calendrier.

Certaines situations font en sorte que vous devez modifier votre calendrier en cours d'année, une journée de tempête hivernale par exemple. Dans ce cas référez-vous à cet article: Personnel de soutien administratif - Comment ajouter une journée spécifique au calendrier?.

Vous voyez maintenant le calendrier que vous avez créé. Vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône de du crayon ou vous pouvez le supprimer en cliquant sur l'icône de la poubelle.

Attention, dès qu'il y a au moins un horaire maître d'associé à un calendrier, il ne sera plus possible de le supprimer, l'icône de la poubelle sera disparu.

Pour afficher tous les calendriers de cet établissement, activez l'interrupteur Afficher les désactivés.

Un calendrier doit être associé à chaque établissement de votre organisation, mais au lieu de paramétrer un calendrier pour chaque établissement, vous pouvez en copier un déjà réalisé. Il vous suffit de choisir un autre établissement de l’organisation puis de cliquer sur Copier de… sous l’onglet Calendrier pour copier un calendrier déjà créé:

À partir de la fenêtre qui s’ouvre, dans le champ Établissement, indiquez à partir de quel établissement vous voulez copier le calendrier. Ensuite, sélectionnez dans le champ Nom du calendrier le nom du calendrier que vous voulez copier.

Deux options s'offrent à vous: sachez qu’il est possible de copier un calendrier ainsi que les horaires maîtres qui s’y rattachent ou seulement le calendrier.