Personnel de soutien administratif - Comment programmer un horaire maître?

Après avoir créé un calendrier pour un établissement, il est possible de configurer un ou plusieurs horaires. Sachez que chaque horaire doit être associé à un calendrier.

Sélectionnez le module Horaires et calendriers, puis choisissez l’option Calendriers. Ensuite, choisissez l’établissement de votre choix, puis cliquez sur l’icône du crayon du calendrier dont vous voulez configurer l’horaire maître.

Après avoir configuré un horaire maître, l’option de supprimer le calendrier avec la corbeille ne sera plus disponible.

Sélectionnez la rubrique Horaires, puis cliquez sur Nouvel horaire:

Définissez un nom pour l’horaire maître ainsi que l’heure de début.

Cochez la case Actif pour indiquer au système qu'il doit tenir compte des horaires créés. 

Dans le champ Nom, nous vous conseillons d’indiquer le nom de l’établissement ainsi que l’ordre d’enseignement ou le profil.
Exemple : Établissement Scolago – Soutien

Exemple : Établissement Scolago - PEI

Définissez le type d’horaire que l’établissement utilise. Est-ce un horaire basé sur un cycle ou est-il hebdomadaire? Est-ce un horaire sur journées de planification (souvent utilisé pour le service de garde) ?

Si vous choisissez l’option Cycle, le champ Nombre de jours sera à remplir. Indiquez dans celui-ci sur combien de jours s’étend le cycle. Les options Hebdomadaire et Planification ne requièrent pas ce champ, il disparaîtra.

Pour continuer à l'étape suivante, cliquez sur Enregistrer. Pour diminuer les risques d’erreur, une fenêtre de validation s’ouvrira. Si toutes les informations que vous avez entrées sont exactes, cliquez sur Confirmer.  

Attention, il est important de vérifier car il n’y a plus de retour en arrière!

L’enregistrement vous donne accès au menu nommé Période : 

Voici les étapes pour ajouter une période :

1. Dans le champ Rang, inscrivez des nombres afin de déterminer le rang des périodes que vous ajoutez. Nous conseillons d’inscrire des nombres par bonds de 5 afin de faciliter les modifications ultérieures.
2. Dans le champ Nom, inscrivez le nom de la période. N’oubliez pas d’inscrire toutes les périodes (cloches). Ex : surveillance autobus, déplacement, période 1, battements, récréation, diner, etc.
3. Dans le champ Durée, inscrivez la durée en minutes de la période. Soyez précis!
4. Cocher la pastille Exclure de la durée de l’absence si vous souhaitez exclure cette période du temps calculé pour les absences des employés au module Transactions.
5. Lorsque vous avez rempli tous les champs demandés, cliquez sur +Ajouter pour ajouter la période à l’horaire maître. 

En cas d'erreur, cliquez sur l’icône du crayon: tout est modifiable, sauf le rang. Lorsque corrigé, cliquez sur la disquette à droite.

Lorsque toutes vos périodes sont entrées, votre horaire maître pourrait ressembler à ceci:

Un deuxième menu nommé Journée spécifique est disponible si vous utilisez un horaire hebdomadaire ou un horaire cycle.  

Au besoin, voici les étapes pour ajouter une journée spécifique :

1. Cliquez sur le champ Date et choisissez la date à laquelle vous voulez changer manuellement la journée type
2. Sélectionnez la journée type qui devra avoir lieu à la date que vous avez déterminée
3. Cliquez sur +Ajouter.

Pour plus de détails sur les journées spécifiques, consultez cet article: Personnel de soutien administratif - Comment ajouter une journée spécifique au calendrier?.

Une fois l’horaire configuré, enregistrez le tout en cliquant sur l’un de ces 2 icônes :

Pour valider que l’horaire que vous avez créé respecte bien votre calendrier, cliquez sur l'icône du calendrier (disponible à deux endroits différents) : 

Vous aurez ainsi accès à votre calendrier incluant l’horaire que vous avez configuré. Le calendrier indique les journées pédagogiques, les congés fériés, les journées spécifiques, les jours de fin de semaine ainsi que la progression des journées selon le type d’horaire (cycle, hebdomadaire ou planification).